15 российских систем управления проектами и задачами: что выбрать в 2025 году

Статью подготовила экс-главред Skytech, Naumen, «Скорозвона» Наталья Глызина.

‎Системы управления проектами помогают упорядочить процессы, устранить хаос и не потерять важные задачи. Для меня, как для руководителя, работающего над множеством проектов одновременно, такой инструмент имеет большое значение.

После того как Trello ушёл с российского рынка, пришлось искать ему замену среди российских платформ. В поисках наилучшего варианта я опробовала 15 сервисов управления проектами. В этом материале для редакции «Управление» Skillbox Media я расскажу об их особенностях, полезных функциях, преимуществах и недостатках.

Я рассмотрю YouGile, «Мегаплан», «Битрикс 24», Weeek, Shtab, «Аспро.Cloud», Projecto, Pyrus, Strive, Kaiten, «ПланФикс», «ПМ Форсайт», Advanta, «1C: Управление проектами» и Directum Projects. Если вас интересует какая-то из этих систем — нажмите на ссылку, чтобы быстро перейти к её обзору.

1. YouGile

Общее впечатление. Сервис легко освоить за час. В карточке каждой задачи есть встроенный чат, который помогает ускорить работу и не потерять детали в разных переписках. Интерфейс понятен на интуитивном уровне и не перегружен.

Организация процессов. На платформе есть все функции, за которые так любили ушедший Trello. Основные инструменты — канбан-доски с настраиваемыми стикерами, диаграмма Ганта, календарь, личный таск–трекер, различные отчёты и настройки доступов. Можно создавать задачи с неограниченным количеством вложенных подзадач.

Функции, которые особенно понравились:

• Автоматизация любых процессов. Для типовых задач можно создать шаблоны с предзаполненными данными. Передача задач между сотрудниками тоже работает автоматически — достаточно заранее настроить правила.
• Приватные задачи. У каждого пользователя есть персональный планировщик. При необходимости задачи из него можно перенести на общие доски.
• Отчёты в виде колонок. Пригодятся тимлидам и руководителям проектов для онлайн-мониторинга процессов. Такой отчёт содержит ту же информацию, что и отчёты в виде таблиц, но выглядит как отдельная колонка на доске.
• Ссылки для приглашения внешних пользователей без ограничений по количеству.

Работа команды. Благодаря встроенным чатам сотрудникам не нужно переходить в сторонние мессенджеры для обсуждения задач. В мессенджере можно отправлять документы, ставить реакции, эмодзи и записывать скринкасты. В мобильной версии есть голосовые сообщения с автоматической текстовой расшифровкой.

Также можно гибко настраивать права. По умолчанию права доступа связаны с организационной структурой компании — сотрудники видят только задачи своего отдела.

Полезные функции:

• Зеркальные колонки. Позволяют создавать копии задач, с которыми одновременно могут работать на разных досках разные отделы или команды.
• Тайм-трекинг. График «Время в колонке» показывает, как долго задача находилась на данном этапе. Подсвечивает узкие места в процессах.
• Запись экрана в чате. Участники проекта пересылают друг другу короткие видео. Это удобно, если суть вопроса сложно объяснить текстом.

Преимущества:

• Систему легко внедрить в команде любого масштаба.
• Чаты внутри задач вовлекают в работу.
• Функциональность обновляют по запросам пользователей.
• Доступ через браузер, есть десктопная версия и мобильное приложение.
• Есть библиотека расширений и интеграций, которые включаются по желанию.
• Есть возможность самостоятельно настраивать автоматизацию, менять интерфейс и интегрировать систему с разными сервисами.

Недостатки:

• Редактор текстов отсутствует как отдельный инструмент.
• Нет вики-раздела.
• Нет сложной углублённой аналитики, как в CRM-системах.

Сколько стоит. До 10 человек бесплатно, при этом доступны все функции и нет ограничений по времени. Начиная с 11 пользователей — от 495 рублей в месяц.

2. «Мегаплан»

Общее впечатление. Платформа поможет руководителю управлять бизнесом, а отделу продаж — работать с клиентами. Другими словами, это CRM-система, сервис аналитики и виртуальный офис в одном интерфейсе. Подойдёт как небольшим стартапам, так и крупным холдингам на сотни сотрудников.

Организация процессов. Управление проектами ведётся в формате канбан, а аналитические показатели собираются на наглядных дашбордах. Диаграмма Ганта помогает отслеживать прогресс, равномерно распределять нагрузку между сотрудниками и этапы проекта во времени.

Сервис автоматизирует постановку однотипных задач. Если работы повторяются регулярно, система создаёт карточки и назначает их пользователям по расписанию. Это помогает экономить время и сокращает рутину.

Работа команды. Система помогает наладить эффективную коммуникацию между коллегами. Для этого существуют встроенные чаты, видеозвонки и интеграция с популярными мессенджерами. Руководитель отслеживает на дашбордах результаты: объём продаж, количество выполненных задач, соблюдение дедлайнов.

Полезные функции:

• Внутренние вебинары. Помогают делиться новостями компании и обучать сотрудников.
• База знаний. Есть специальное пространство для хранения документов, инструкций, регламентов и презентаций.
• Интеграция со сторонними сервисами. Можно обмениваться данными с бухгалтерскими платформами и программами складского учёта.

Преимущества:

• Есть мобильное приложение.
• Можно создавать чек-листы в задачах.
• Автоматически напоминает о дедлайнах.
• Входит в реестр российского ПО.

Недостатки:

• Больше подходит для ведения CRM, чем для управления проектами.
• Новичкам может быть сложно разобраться в функциях.

Сколько стоит. Бесплатный тестовый период — 14 дней. Далее минимальный тариф — 454 рубля за одного сотрудника в месяц.

3. «Битрикс24»

Общее впечатление. Это комплексная система управления бизнесом для больших команд. В ней доступна разнообразная функциональность для работы с проектами и совместной работы. Поддерживает более 4 тысяч интеграций, поэтому легко связывается с другими ресурсами — от мессенджеров до интернет-магазинов. Развитые CRM и система электронного документооборота позволяют наладить коммуникацию с контрагентами.

Организация процессов. Платформа позволяет автоматизировать ключевые бизнес-процессы: продажи, маркетинг, взаимодействия в команде и контроль сотрудников. Поддерживает несколько методик управления проектами: канбан, диаграмма Ганта, календарное планирование. Пользователи создают открытые и закрытые проекты: первые видят все сотрудники, а вторые доступны только по приглашению. В работе с проектами помогают следующие инструменты:

• Потоки — подсвечивают места, где задачи задерживаются дольше. Проблемные участки выделяются цветом.
• Скрам — спринты из задач, которые интегрируются с календарём, видеозвонками и чатами.

Работа команды. Внутри платформы можно наладить коммуникацию между участниками проекта: проводить видеовстречи, общаться в чатах, комментировать задачи, пересылать файлы. Есть инструменты для контроля сотрудников, сбора отчётов и постановки KPI.

Полезные функции:

• Гостевые ссылки. Сторонним пользователям открывается доступ к отдельным задачам.
• CoPilot. Виртуальный помощник с искусственным интеллектом пишет текст, составляет чек-листы и обрабатывает комментарии к задачам.
• Шаблоны задач. Ускоряют работу по типовым процессам.

Преимущества:

• Мобильное приложение.
• Перенос данных из других сервисов.
• Длительность видеозвонков не ограничена.
• Входит в реестр российского ПО.

Недостатки:

• Новичкам потребуется время на адаптацию.
• Для небольших команд функциональность избыточна.

Сколько стоит. Есть бесплатный тариф на неограниченное количество пользователей, но доступны не все инструменты. Платное подключение — от 1990 рублей за пять пользователей в месяц.

4. Weeek

Общее впечатление. Платформа позволяет организовать управление проектами, базу знаний и CRM-систему. Подходит для небольших и средних команд из сферы digital: разработчиков, маркетологов, рекламных агентств. Есть облачная и ПК-версия, мобильное приложение на iOS и Android.

Организация процессов. Поддерживает пять видов отображения задач: список, канбан, диаграмма Ганта, недельный и месячный календарь. Задачи можно группировать по проектам с настройками доступа — приватным и публичным. В рамках одной задачи доступно создание до шести уровней вложенных подзадач.

Работа команды. База знаний помогает систематизировать документы и создать единое информационное поле для команды. В каждой карточке задачи доступны комментарии и упоминания коллег. Также можно создавать внутренние чаты, не привязанные к конкретным задачам.

Сервис «Аналитика» помогает руководителю контролировать продуктивность сотрудников. Отчёт покажет, в каких проектах задействован человек, какими задачами занят и сколько времени тратит на их выполнение.

Полезные функции:

• Кастомные поля. Пользователи могут создавать в задачах собственные поля, которых не было по умолчанию.
• Синхронизация с календарями. Платформа обменивается данными с планировщиками Google, Apple и «Яндекс».
• Гибкие настройки уведомлений. Система отправляет сообщения о событиях в задаче на электронную почту, в Telegram или мобильное приложение.

Преимущества:

• Простой интерфейс.
• Развитая функциональность текстового редактора.
• Гостевой доступ для внешних пользователей.
• Входит в реестр российского ПО.

Недостатки:

• Скромные возможности интеграции со сторонними платформами.

Сколько стоит. Бесплатный доступ для команд до пяти человек. Минимальный тариф — от 199 рублей за пользователя в месяц.

5. Shtab

Общее впечатление. Система гибко адаптируется под запросы и масштабы команды, поэтому подойдёт и стартапам, и крупным компаниям. Есть готовые решения для сфер дизайна, финансов и производства контента, инструменты для контроля сотрудников и учёта трудозатрат по проектам.

Организация процессов. Пользователям доступны стандартные форматы визуализации задач: канбан, список, диаграмма Ганта и календарь. Кроме этого, данные можно представить в виде матрицы Эйзенхауэра и таймлайна. Сводный отчёт о рабочем процессе показывает, сколько задач завершено, выполняется и просрочено.

Работа команды. Тайм-трекер помогает увидеть, как нагрузка распределяется между участниками проекта, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач. Система делает скриншоты рабочего процесса, чтобы руководителю было проще контролировать KPI и рассчитывать размер оплаты труда.

Полезные функции:

• Телеграм-бот. Позволяет создавать задачи прямо из чата, присылает уведомления и напоминает о дедлайнах.
• Лента новостей. Персональная для каждой команды: пользователи публикуют новости и проводят опросы сотрудников.
• Интеграция сторонних инструментов — от CRM-систем до мессенджеров и календарей.

Преимущества:

• Шаблоны проектов.
• База знаний для команды.
• Импорт задач из Trello.
• Входит в реестр российского ПО.

Недостатки:

• Некоторые пользователи отмечают сокращённые настройки прав доступа.

Сколько стоит. Пробное тестирование — 14 дней. Далее можно остаться на бесплатном тарифе с ограниченной функциональностью или подключиться платно — от 152 рублей за пользователя в месяц.

6. «Аспро.Cloud»

Общее впечатление. Платформа позволяет контролировать дедлайны, бюджет проекта и качество работы команды. Сотрудникам удобно распределять задачи и обмениваться информацией, а руководителю — рассчитывать рентабельность заказов.

Организация процессов. Есть канбан-доски, диаграмма Ганта и списки задач. Автодействия, регулярные задачи и напоминания сокращают рутину. Система сама меняет ответственного, создаёт типовые задачи и подсвечивает дедлайны — достаточно установить соответствующие настройки.

Работа команды. Модуль «Коммуникации» можно интегрировать с мессенджерами, соцсетями и досками объявлений. Это помогает сотрудникам быстрее обрабатывать заявки клиентов и не упускать лиды.

Внутри каждой задачи есть трекер времени. Он учитывает, как долго человек выполнял задачу, уложился ли в дедлайн.

Полезные функции:

• Фильтры задач. Позволяют найти нужные задачи по статусам, ответственным и дедлайнам.
• Портфели проектов. Объединяют проекты в рамках одного бизнес-направления, помогают руководителю отслеживать общую эффективность.
• Хранение документов. Все файлы по проекту собираются в одном пространстве, поэтому важная информация не затеряется в чатах.

Преимущества:

• Мобильное приложение.
• Встроенная CRM-система.
• Конструктор счетов и актов.
• Входит в реестр российского ПО.

Недостатки:

• Ограничения функциональности при бесплатном подключении.

Сколько стоит. Тестовый период — 14 дней. Есть бесплатный доступ навсегда для любого числа пользователей. Платный тариф — от 2090 рублей в месяц (за пять человек).

7. Projecto

Общее впечатление. Система подходит для управления проектами, сотрудниками и документооборотом в компании. Совмещает корпоративное и личное планирование в одном интерфейсе.

Организация процессов. В платформе реализована концепция управления по целям. Это значит, что сотрудник не просто выполняет задачу, а понимает, почему она важна для общего успеха проекта. Цели отмечаются статусами: достигнутые, проваленные и неактуальные. Задачи можно представить в виде канбан-доски, диаграммы Ганта или календарного графика.

Работа команды. Полномочия сотрудников зависят от роли: автор проекта, руководитель или участник. Клиенты и подрядчики тоже могут подключиться к проекту с ограничениями.

Полезные функции:

• Раздел Today. Систематизирует задачи и проекты, которыми пользователь занимается в данный момент. Показывает личный календарь.
• История изменений. Сохраняет хронологию действий по задачам и проектам. Помогает восстановить события: кто, что и когда менял в свойствах или настройках.

Преимущества:

• Функциональность мобильного приложения не отличается от веб-версии.
• Можно создавать открытые и приватные проекты.
• Входит в реестр российского ПО.

Недостатки:

• Продукт может показаться избыточным для небольших команд.

Сколько стоит. Демоверсия доступна на срок до 1 месяца. Стоимость подключения полноценной версии — от 400 рублей за пользователя в месяц.

8. Pyrus

Общее впечатление. Low-code-платформа для управления бизнес-процессами. Ориентирована на IT, рекрутинг, управление продажами и внутренний документооборот. Позволяет организовать бесшовную коммуникацию с клиентами и подрядчиками.

Организация процессов. Пользователи строят маршруты согласования документов. Чтобы процесс не зависел от одного сотрудника, подключают несколько человек с одинаковыми ролями.

Обработка клиентских обращений организована в формате потока. Это значит, что каждый оператор может одновременно вести несколько заявок в одном окне. Поэтому платформой пользуются колл-центры, интернет-магазины и службы техподдержки.

Работа команды. Графики и расписания помогают равномерно распределять нагрузку. Аналитическая сводка в формате дашборда позволяет руководителю контролировать KPI. Инструмент показывает объём продаж, количество выполненных задач, затраченное рабочее время.

Полезные функции:

• ИИ-ассистент. Оцифровывает документы: чеки, счета, резюме, паспорта сотрудников.
• Шаблоны документов. Стандартные формы договоров, заявок, счетов заполняются данными автоматически.
• Управление доступами. Сотрудник видит только свои задачи.

Преимущества:

• Облачная и серверная версия.
• Интуитивно понятный интерфейс.
• Более 50 доступных интеграций.
• Входит в реестр российского ПО.

Недостатки:

• Нет тестового периода.
• Мало функций для управления проектами.

Сколько стоит. Есть бесплатный тариф с ограниченной функциональностью. Платный доступ — от 415 рублей за пользователя в месяц.

9. Strive

Общее впечатление. Простой и понятный сервис с базовыми функциями для управления проектами. Подойдёт фрилансерам и небольшим командам. Крупным компаниям этих инструментов, возможно, будет мало.

Организация процессов. Работу на платформе структурируют по отделам: для каждого подразделения компании создают персональное пространство. Это позволяет разграничить доступ к информации и не мешать друг другу. Есть четыре типа отображения задач: канбан, диаграмма Ганта, календарь и список. Однотипные проекты отдела можно объединять в группы — для экономии времени и удобства контроля.

Работа команды. В задачах устанавливают ответственных, сроки и приоритет. Обсуждение работы сотрудники ведут в общем чате или в комментариях — обмениваются сообщениями, файлами, ссылками и видеороликами. Встроенные чек-листы позволяют разбивать задачу на этапы, чтобы отслеживать выполнение.

Полезные функции:

• Онлайн-статус пользователей. На канбан-досках видно, какие действия сотрудники совершают в режиме реального времени.
• Обучение. В рабочем пространстве можно создавать регламенты и тесты для сотрудников.
• Вкладки с документами. Все файлы по проекту сохраняются в одном источнике.

Преимущества:

• Перенос данных из зарубежных сервисов.
• Пуш-уведомления в смартфоне напоминают о задачах.
• Гибкие настройки ролей.

Недостатки:

• Не входит в реестр российского ПО, но серверы находятся в России.
• Продукт запустили в 2024 году, поэтому некоторые функции пока дорабатываются.

Сколько стоит. До 10 пользователей могут работать бесплатно неограниченное время. Платный доступ — от 255 рублей за человека в месяц.

10. Kaiten

Общее впечатление. Платформа помогает визуализировать рабочие процессы с помощью метода канбан. Подходит для управления проектами и создания корпоративной базы знаний.

Организация процессов. С помощью ограничений и автоматизаций поддерживает строгий workflow. Например, перемещение карточки с задачей можно запретить, если не заполнен чек-лист или не завершены дочерние задачи. Ускоряет рутинные операции: автоматически назначает ответственных и меняет статусы.

Задачи отображаются в разных форматах: канбан-доски, диаграммы Ганта, списков, таблиц, таймлайна и календаря. Развитая система отчётов помогает руководителю контролировать общий прогресс проекта, скорость выполнения задач и затраты времени.

Работа команды. Пользователи разбивают крупные задачи на отдельные этапы, назначают ответственных и устанавливают дедлайны. Обсуждать проект удобно во внутренних чатах, а хранить связанную информацию можно в самих задачах. В мобильном приложении доступны все ключевые функции сервиса, а ставить задачи можно через телеграм-бот.

Полезные функции:

• Совместная работа с документами. Участники команды вместе редактируют документы, добавляют изображения, видео и вложенные файлы. Для обсуждения правок есть функция комментариев.
• Автоматические чек-листы. Система отмечает этапы работы как выполненные, когда карточка переходит в следующую колонку на доске.
• Карточки по расписанию. Автоматически появляются на досках для повторяющихся задач.

Преимущества:

• Единое рабочее пространство для команды.
• Гостевой доступ для внешних пользователей.
• Готовые решения для разных сфер (разработка, маркетинг, продажи).
• Входит в реестр российского ПО.

Недостатки:

• Ограничения функциональности в бесплатной версии.

Сколько стоит. Есть бесплатный доступ для команд с любым количеством сотрудников. Платные тарифы — от 420 рублей в месяц за пользователя.

11. «ПланФикс»

Общее впечатление. Система распределяет задачи по приоритетности и автоматически контролирует загруженность сотрудников. Подойдёт для сложных проектов, в которых много этапов и уровней вложенности.

Организация процессов. Управление проектами с помощью канбан-досок, диаграмм Ганта и календарного планирования. Отчёты формата «план — факт» помогают контролировать затраты времени и финансов. Руководителю доступны сводные отчёты по всем проектам компании.

Работа команды. Пользователи совмещают разные форматы представления задач — одновременно собирают на дашборде канбан и календарь по проекту. Преднастроенные цепочки согласования ускоряют подготовку документов. Все файлы по проекту автоматически попадают в выделенную папку, чтобы сотрудники в любой момент могли найти нужную информацию.

Полезные функции:

• Скрытые проекты. Позволяют закрыть конфиденциальные задачи от сотрудников и клиентов.
• Группы проектов. Если в компании несколько направлений, однотипные проекты можно объединить и отделить от других.
• Мультипроектная диаграмма Ганта. Показывает нагрузку сотрудника во всех проектах, в которых он задействован.

Преимущества:

• Широкие возможности интеграции.
• Импорт задач из Trello.
• Встроенная CRM.

Недостатки:

• Требует настройки под потребности команды.
• Не входит в реестр российского ПО.

Сколько стоит. Есть бесплатный тариф (до пяти сотрудников). Для более крупных команд — от 360 рублей за человека в месяц.

12. «ПМ Форсайт»

Общее впечатление. Система подходит для государственных корпораций или частных компаний, которые выполняют госконтракты.

Организация процессов. Помогает планировать и контролировать выполнение задач. Связывает работы по проекту с затратами на реализацию контракта. Разработчики предлагают три стандартных решения: для компаний малого бизнеса, сложных проектов и госсектора.

Работа команды. Система предусматривает разные сценарии в зависимости от роли участника. Руководителям доступно планирование проекта, управление сроками и финансами. Рядовые сотрудники видят свои задачи, формируют отчёты и участвуют в обсуждении работы.

Полезные функции:

• Нейропомощник. Технология на базе искусственного интеллекта анализирует документы, собирает информацию о проекте и составляет расписание работ.
• Уведомления. Помогают узнать об изменениях в проекте.

Преимущества:

• Входит в реестр российского ПО.

Недостатки:

• Сложный интерфейс, который требует обучения.

Сколько стоит. Стоимость внедрения рассчитывается индивидуально по запросу клиента.

13. Advanta

Общее впечатление. Система ориентирована на стратегическое планирование по проектам. Она помогает учитывать сроки, контрольные точки, необходимые ресурсы. Для управления отдельными задачами функциональности недостаточно.

Организация процессов. Диаграмма Ганта позволяет визуализировать проект, а дорожная карта — построить маршруты к целям. На главном экране представлен комплексный обзор проекта — от ответственных лиц до сроков исполнения.

Работа команды. Система даёт возможность управлять доступом сотрудников к информации с помощью гибких настроек ролей. Документы по проектам систематизируются в базе знаний.

Полезные функции:

• Сводная отчётность по портфелю проектов. Показывает общий прогресс и помогает оценить качество работы сотрудников.
• Инструменты для планирования бюджета. Позволяют анализировать затраты и не допускать перерасход средств.
• Табель учёта рабочего времени. Помогает равномерно распределить нагрузку на сотрудников.

Преимущества:

• Интегрируется с «1С» и системами электронного документооборота.
• Входит в реестр российского ПО.

Недостатки:

• Нет канбан-досок.

Сколько стоит. Есть бесплатная демоверсия. Стоимость подключения — от 4500 рублей в месяц за пользователя.

14. «1С: Управление проектами»

Общее впечатление. Платформа эффективно работает в связке с другими продуктами экосистемы «1С». Внедрение отдельного продукта может обойтись довольно дорого и не принести ожидаемых результатов.

Организация процессов. Сервис помогает управлять сроками проектов, загруженностью сотрудников, закупкой необходимых материалов и услуг. Есть инструменты для анализа потенциальных рисков, которые подсвечивают проблемные задачи.

Работа команды. Больше подходит для компаний из реальной сферы бизнеса: производственных, машиностроительных, инжиниринговых. Помогает наладить взаимодействие между разными департаментами.

Полезные функции:

• Проектное бюджетирование.
• Расстановка приоритетов в проектах.

Преимущества:

• Доступ с мобильных устройств.
• Входит в реестр российского ПО.

Недостатки:

• Сложно разобраться в функциях, если нет опыта работы с «1С».
• Высокая цена.

Сколько стоит. От 50 600 рублей — точная стоимость рассчитывается по запросу.

15. Directum Projects

Общее впечатление. Платформа объединяет систему управления проектами и систему цифровой бухгалтерии. Она ориентирована на крупные команды в производственной, нефтегазовой и финансовой сфере.

Организация процессов. Платформа создаёт единый интерфейс для работы с документами, планирования проектов и развития корпоративной базы знаний. Есть канбан-доски, диаграммы Ганта, дорожные карты и гибкая система отчётов.

Работа команды. Панель ресурсов автоматически подсчитывает трудозатраты. Календарное планирование помогает равномерно задействовать сотрудников, не допускать простоев и перегруза.

Полезные функции:

• Встроенный редактор. Позволяет писать информативные статьи для базы знаний — с инфографикой, видеороликами и таблицами.
• Маршруты согласования документов. Алгоритм подготовки типовой документации можно настроить заранее и запускать в каждом проекте.

Преимущества:

• Входит в реестр отечественного ПО.

Недостатки:

• Новичкам интерфейс может показаться сложным.

Сколько стоит. Облачная система — от 63 600 рублей за 10 пользователей в год. Локальная версия — от 185 600 рублей за год.