Учебный отпуск: кому положен, как оформляется и оплачивается

Из этой статьи вы узнаете:

• кому предоставляют учебный отпуск и на каких условиях;
• сколько дней длится учебный отпуск;
• как оформить учебный отпуск;
• как оплачивается учебный отпуск и в каких случаях его можно взять только за свой счёт;
• частые вопросы об учебном отпуске.

Что такое учебный отпуск

Учебный отпуск — это дополнительный (то есть сверх обычного ежегодного оплачиваемого) отпуск, который работодатель обязан предоставить работнику в связи с его обучением или для поступления в учебное заведение. Такой отпуск может быть оплачиваемым или неоплачиваемым — в зависимости от оснований получения. Однако право на такой отпуск даёт не любое обучение, а только то, которое соответствует критериям, определённым в Трудовом кодексе РФ.

Кому предоставляют учебный отпуск и при каких условиях

Учебный отпуск предоставляют тем, кто работает по трудовому договору и одновременно учится в образовательной организации. В статьях 173–176 Трудового кодекса РФ закреплено, что право на такой отпуск есть у работников, которые:

• Получают основное общее или среднее общее образование (то есть школьное) очно-заочной форме (статья 176 ТК РФ). Например, такая необходимость может возникнуть у взрослого человека, который учится в вечерней школе.
• Поступают в вузы или организации среднего профессионального образования (СПО), то есть в колледжи, техникумы, училища.
• Получают СПО — то есть учатся в колледжах, техникумах и училищах (статья 174 ТК РФ).

• Осваивают базовое высшее образование или программы бакалавриата, специалитета либо учатся в магистратуре (статья 173 ТК РФ).
• Проходят подготовку в аспирантуре, ординатуре или на ассистентуре-стажировке на заочной форме обучения (статья 173.1. ТК РФ).
• Допущены к соисканию учёной степени кандидата наук или доктора наук (статья 173.1 ТК РФ).

Претендовать на оплачиваемый учебный отпуск можно при одновременном соблюдении четырёх обязательных условий, перечисленных ниже.

Условие №1

Получение данного уровня образования впервые

Это условие предусмотрено в статье 177 ТК РФ. Так, если вы получаете, например, второе высшее образование (второй раз учитесь в бакалавриате или специалитете), то по общему правилу учебный отпуск вам не полагается. Если учитесь в магистратуре впервые, то имеете право на учебный отпуск, поскольку законченный ранее бакалавриат или специалитет являются хотя и высшим образованием, но другого уровня. А если это у вас уже вторая магистратура, то право на оплачиваемый учебный отпуск она не даёт — опять же, по общему правилу. Но из общего правила есть исключение: даже если это уже второе образование того же уровня, который у вас уже есть, бывают ситуации, когда учебный отпуск всё равно положен. А именно: если работодатель сам направил вас на обучение и заключил с вами об этом ученический договор или дополнительное соглашение к трудовому договору (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).

Условие №2

Программа обучения имеет государственную аккредитацию

Образовательная программа должна иметь государственную аккредитацию, что подтверждается копией свидетельства. Также госаккредитацию учебного заведения можно проверить на сайте Рособрнадзора. Это не касается аспирантуры, ординатуры или ассистентуры-стажировки, так как с 2022 года они вообще не аккредитуются.

Опять же, из этого правила есть исключение: если общеобразовательная программа, программа СПО или высшего образования ещё не аккредитована (а новые программы аккредитуются не сразу после их открытия), то учебный отпуск всё же можно получить — при условии, что это предусмотрено трудовым или коллективным договором. Соответственно, можно попытаться договориться с вашим руководителем об этом и попросить внести договорённости в дополнительное соглашение к трудовому договору.

Условие №3

Форма обучения — заочная или очно-заочная

Тем, кто получает среднее профессиональное или высшее образование, оплачиваемый учебный отпуск полагается при условии, что они учатся заочно и очно-заочно (эту форму часто неофициально называют вечерней). Тем, кто учится в аспирантуре, ординатуре или проходит ассистентуру-стажировку — если они обучаются заочно. А тем, кто осваивает программы школьного (основного общего или среднего общего) образования — только если они обучаются очно-заочно.

Студенты-очники, получающие среднее профессиональное или высшее образование, тоже имеют право требовать у работодателя отпуск определённой в законе продолжительности для прохождения сессии, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы, а также для сдачи итоговых государственных экзаменов, а работодатель обязан им этот отпуск предоставить. Но это будет неоплачиваемый отпуск (за свой счёт). Почему? Законодатель, устанавливая такое правило, исходил из того, что у очников из-за интенсивности занятий основная занятость — это как раз учёба, а не трудовая деятельность. Поэтому если очники и работают, они, как правило, выбирают гибкий график или частичную занятость (подработки), чтобы совмещать работу с учёбой без потребностей в отпусках.

Условие №4

Успешная учёба

Ключевое требование для студентов и школьников, если они хотят получить оплачиваемый отпуск — у них не должно быть «хвостов» и «долгов» по итогам предыдущих сессий. Чтобы подтвердить факт успешного освоения программы, студенту достаточно предоставить работодателю справку-вызов из учебного заведения. Справка об успеваемости или другие документы для оформления отпуска не требуются. Но из этой оговорки про успешное освоение программы следует, что работодатель не обязан предоставлять оплачиваемый учебный отпуск сотруднику ради пересдач и закрытия академических задолженностей в дополнительные дни, которые университет для этого назначает.

Ещё несколько важных нюансов

В отличие от ежегодного, учебный отпуск предоставляется независимо от стажа работы в компании. Даже если вы работаете на этом месте всего неделю, вы имеете право получить свободные дни на основании справки из учебного заведения.

Тому, кто учится одновременно в двух вузах или колледжах, учебный отпуск предоставляется только в одном из них (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

Все компенсации и гарантии, связанные с обучением, предоставляются только по основному месту работы. Поэтому в соответствии со статьёй 287 ТК РФ совместители не получают оплачиваемые учебные отпуска. Но можно оформить «обычный» отпуск за свой счёт — по статье 128 ТК РФ.

Вообще, в любых ситуациях, когда по закону никакой учебный отпуск не положен (ни оплачиваемый, ни за свой счёт), но сотруднику очень важно взять выходные дни именно ради обучения (например, для подготовки итогового выпускного проекта на курсах дополнительного профессионального образования), можно попросить на работе «обычный» отпуск за свой счёт.

Перечень оснований для него открытый, это могут быть любые уважительные причины. Однако решение — давать этот отпуск или не давать, и если давать, то на сколько дней — остаётся на усмотрение руководства компании, поскольку такая ситуация не относится к тем, когда Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставить работнику неоплачиваемый отпуск.

На сколько дней дают учебный отпуск

Продолжительность учебного отпуска зависит от целей, на которые он берётся, программы обучения и уровня получаемого образования. Количество дней строго регламентировано Трудовым кодексом для каждого случая:

Таблица 1. Учебный отпуск абитуриентов и студентов бакалавриата, специалитета и магистратуры

Таблица 2. Учебный отпуск абитуриентов и студентов среднего профобразования (СПО)

Таблица 3. Учебный отпуск аспирантов, ординаторов, ассистентов-стажёров и допущенных к соисканию учёной степени

Таблица 4. Учебный отпуск для получения основного общего или среднего общего образования

Работодатель не может сократить учебный отпуск по своей инициативе. Отпуск предоставляют в соответствии с датами, которые указаны в справке-вызове из учебного заведения, а если он связан с подготовкой к соисканию учёной степени — на основании выписки из решения диссертационного совета о приёме диссертации к защите.

Учебный год обычно включает несколько сессий, и каждая из них оформляется на основании отдельной справки-вызова. В своём официальном телеграм-канале эксперты Роструда разъяснили, что количество учебных отпусков в году не ограничено, но необходимо соблюдать законодательно установленные предельные сроки (они представлены в таблице выше). По договорённости с работодателем можно присоединить к учебному отпуску ежегодный оплачиваемый. Эта норма закреплена в статье 177 ТК РФ.

Как оформить учебный отпуск

Чтобы своевременно получить выплаты, учебный отпуск нужно правильно оформить. Разберёмся, как это сделать: какие документы нужно предоставить и в какие сроки.

Шаг 1. Нужно написать заявление о предоставлении учебного отпуска и приложить к нему справку-вызов.

Справку-вызов выдаёт деканат или учебная часть образовательного учреждения. Форма этого документа утверждена приказом Минобрнауки от 19.12.2013 №1368.

Справка-вызов состоит из основной части и отрывного талона. Основную часть нужно приложить к заявлению о предоставлении отпуска. Отрывной талон заполняется потом в учебном заведении и служит доказательством того, что сотрудник сдавал экзамены в указанные даты.

А само заявление о предоставлении отпуска пишут в произвольной форме на имя руководителя компании-работодателя. В нём нужно обязательно указать свои Ф. И. О., должность, а также даты начала и окончания отпуска. Можно сформулировать, например, так:

В заявлении должна быть указана та же продолжительность отпуска, что и в справке-вызове.

Закон не устанавливает предельных сроков подачи документов для оформления учебного отпуска, однако рекомендуется сделать это заранее. Оптимально — за пару недель до планируемой сессии. Тогда бухгалтерия и кадровая служба успеют подготовить приказ и своевременно перечислить выплаты (до начала отпуска). Государственная инспекция труда поясняет, что, даже если принести справку-вызов накануне учебного отпуска, работодатель обязан отпустить на сессию, однако отпускные может перечислить с задержкой.

Для соискателей учёной степени кандидата или доктора наук действуют особые правила. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 05.06.2014 №409. Согласно пункту 3 этих Правил, соискатели учёной степени обязаны письменно уведомить работодателя о планируемом учебном отпуске не позднее чем за один год до его начала. Вместо справки-вызова такие работники прикладывают к заявлению выписку из решения диссертационного совета о приёме диссертации к защите.

Шаг 2. Бухгалтерия и отдел кадров подготавливают необходимые документы и выполняют расчёты (если отпуск оплачиваемый).

Для вас как для работника на этом этапе важно только то, что после получения документов и согласования дат отдел кадров издаёт приказ — обычно по типовой форме №Т-6 — а вам нужно будет с ним ознакомиться и подписать (всё как с обычным ежегодным отпуском). В приказе указывают, какой учебный отпуск предоставляется — с сохранением среднего заработка или без оплаты.

Шаг 3. Вы получаете выплаты (если отпуск оплачиваемый), а после возвращения из отпуска подтверждаете те основания, для которых брали отпуск (сдачу сессии, например).

Специалисты Минтруда объясняют, что после выхода из отпуска сотрудник должен принести работодателю заполненный отрывной талон справки-вызова. Однако это требование носит рекомендательный характер, и Трудовой кодекс РФ не обязывает студентов отчитываться о пребывании в образовательном учреждении. Обязанность работника считается выполненной в момент предоставления документа, дающего право на отпуск, — справки-вызова.

Неоплачиваемый учебный отпуск оформляется так же, только без выплат. Тоже нужно получить в учебном заведении справку-вызов, написать на её основании заявление и после издания приказа ознакомиться с ним под подпись. Единственное отличие состоит в том, что в заявлении нужно просить предоставить отпуск без сохранения заработной платы.

Как рассчитывают и оплачивают учебный отпуск

Учебный отпуск оплачивают, как и обычный ежегодный, — не позднее чем за три дня до его начала. Эти сроки установлены статьёй 136 ТК РФ. Например, если вы уходите в отпуск с понедельника, выплаты вам должны перечислить не позднее четверга. Но повторим: при условии, что вы заранее подали заявление об отпуске и справку-вызов.

Размер отпускных зависит от вашего среднего заработка и рассчитывается по тем же правилам, что и оплата ежегодного отпуска. Если вы хотите самостоятельно посчитать, сколько вам полагается, то нужно умножить средний дневной заработок (СДЗ) на количество дней учебного отпуска, указанных в справке-вызове. Покажем это на примере.

Студентка третьего курса заочной формы Марина работает секретарём. Она получила справку-вызов для сдачи сессии с 15 октября по 28 октября 2025 года и хочет получить учебный отпуск на этот период. Для расчёта важно, что:

• Ежемесячный оклад Марины — 48 000 рублей.
• В декабре 2024 года она болела 7 календарных дней и получила выплаты по больничному листу — 11 000 рублей, а также зарплату за декабрь 2024 года — 35 700 рублей.

Рассчитаем сумму отпускных.

Сначала определяем расчётный период и количество отработанных дней. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед отпуском. В нашем примере это октябрь 2024-го — сентябрь 2025 года.

11 месяцев Марина отработала полностью, а в декабре брала больничный. Поэтому в расчёт отпускных не включают пособие по временной нетрудоспособности и те дни, когда она отсутствовала на работе из-за болезни. Согласно статье 121 ТК РФ, отпускные начисляются только за фактически отработанное время.

Рассчитаем количество отработанных дней в декабре. Чтобы вычислить количество дней в не полностью отработанном месяце, используют формулу:

29,3 — это постоянный коэффициент, установленный статьёй 139 ТК РФ и пунктом 10 постановления Правительства №540. Он показывает среднее количество дней в месяце за вычетом официальных государственных праздников. Коэффициент рассчитывают так: (365 дней − 14 праздничных дней в году) / 12 месяцев.

Посчитаем, сколько дней отработала Марина в декабре 2024 года с учётом того, что в этом месяце она была на больничном:

Количество отработанных дней в декабре 2024 года = (31 − 7) / 31 × 29,3 = 22,68 дня.

Теперь рассчитаем, сколько дней она фактически отработала за расчётный период. Общее количество отработанных дней вычисляют по такой формуле:

• Количество месяцев, отработанных полностью, — 11 (с октября 2024 по сентябрь 2025, исключая декабрь 2024 года).
• Количество отработанных дней в декабре = (31 − 7) / 31 × 29,3 = 22,68 дня.
• Количество отработанных дней за расчётный период = 29,3 × 11 + 22,68 = 344,98 дня.

Теперь вычисляем заработок за расчётный период. Напоминаем, что при расчёте отпускных не учитывают: больничные, командировочные, отпускные за прошлые периоды и государственные пособия. Допустим, что в течение года зарплата Марины была 48 000 рублей, за исключением декабря, когда она получила 35 700 рублей из-за больничного. В этом случае её доход за расчётный период составляет: 48 000 × 11 + 35 700 = 563 700 рублей.

Теперь рассчитаем средний дневной заработок (СДЗ) и сумму отпускных. СДЗ вычисляют по формуле:

Марина отработала 344,98 дня, за которые ей заплатили 563 700 рублей.

Средний дневной заработок = 563 700 / 344,98 = 1634,15 рубля.

Следовательно, сумма выплат за 14 дней учебного отпуска: 1634,15 × 14 = 22 876,10 рубля. Эту сумму ей перечислят за вычетом НДФЛ.

Частые вопросы об учебном отпуске

Тех, кто собирается взять учебный отпуск, волнуют и другие вопросы, с ним связанные. Постараемся на них ответить.

Можно ли заменить учебный отпуск денежной компенсацией?

Нет, такой вариант невозможен. Согласно статье 126 ТК РФ компенсацией можно заменить часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней. Учебный отпуск не относится к ежегодному и вообще является не временем отдыха, а предоставляется для достижения конкретной цели — например, для промежуточной или итоговой аттестации, поэтому на него не распространяются автоматически правила ежегодного отпуска. А специально для учебного отпуска аналогичного правила о компенсации Трудовой кодекс не предусматривает.

А должен ли работодатель выплатить увольняющемуся сотруднику компенсацию за неиспользованный учебный отпуск, если тот имел право на него, но не использовал?

Нет, не должен. Ежегодный оплачиваемый отпуск гарантируется работнику в любом случае (и именно поэтому работодатель должен при увольнении выплатить компенсацию за неиспользованные дни), а учебный отпуск предоставляется, только если сотрудник подал соответствующее заявление и предъявил справку-вызов из учебного заведения.

В пример можно привести такой судебный спор: сотрудница, учившаяся заочно в вузе, считала, что в связи с увольнением ей должны выплатить компенсацию за неиспользованный учебный отпуск, а поскольку работодатель отказался, обратилась в суд. Однако суд встал на сторону работодателя, и вышестоящие инстанции тоже его поддержали.

Аргументы суда: учебный отпуск не относится ко времени отдыха работника, а в силу статей 164 и 165 Трудового кодекса является дополнительной гарантией в связи с совмещением работы с получением образования и предоставляется на конкретные цели (промежуточная или итоговая аттестация). Воспользоваться этой гарантией — право, а не обязанность работника. Поэтому если сотрудник, совмещающий работу с обучением, не использовал это право, работодатель не должен выплачивать ему компенсацию при увольнении (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 19.12.2023 №33-20391/2023, апелляционное определение Нижегородского областного суда от определения Первого кассационного суда общей юрисдикции от 20.05.2024 №88-15590/2024).

Оплачивается ли больничный лист тому, кто заболел во время учебного отпуска?

Нет, не оплачивается, независимо от того, сохранялся за работником на время учебного отпуска средний заработок или нет. Пособие по временной нетрудоспособности (больничный) выплачивается только за те дни, когда сотрудник должен работать, но не может делать это из-за болезни. Поскольку учебный отпуск освобождает работника от трудовых обязанностей, оснований для оплаты больничного в этот период нет.

Может ли бухгалтерия заставить вернуть выплаченные отпускные (удержать их из зарплаты сотрудника), если тот не сдал сессию?

Нет, работодатель не может удержать из зарплаты сумму, выплаченную за учебный отпуск. Даже если сотрудник прогулял сессию, ради которой брал учебный отпуск, или «провалил» экзамены, уже полученные отпускные считаются законной выплатой. Учебный отпуск предоставляется на основании справки-вызова, которая подтверждает допуск к аттестации и не требует в дальнейшем подтвердить, что сессия была сдана успешно.

Суды тоже придерживаются мнения, что у работодателя нет права удерживать сумму, выплаченную за учебный отпуск. Например, в апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.10.2018 по делу №33-6844/2018 компания-работодатель пыталась взыскать с сотрудника выплаченные отпускные на учебный отпуск в связи с тем, что его в итоге отчислили из университета как не сдавшего госэкзамен.

Суд первой инстанции отказал, и следующая инстанция это решение подтвердила. Судьи сослались на то, что заработная плата, излишне выплаченная работнику не может быть с него взыскана, за исключением случаев, перечисленных в статье 137 ТК РФ. При этом выплаченный средний заработок работнику за дни учебного отпуска не зависит от сдачи последующей сессии, и российским законодательством не предусмотрено взыскание среднего заработка, выплаченных работнику за время учебного отпуска.

Какие ещё есть гарантии у сотрудников, которые работают и учатся?

Ради подготовки к госэкзаменам и дипломной работе — на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации — студенты заочной и очно-заочной форм обучения аккредитованных программ высшего образования и СПО имеют право оформить сокращённую рабочую неделю. А именно — уменьшить её на 7 часов (например, установить 33 часа в неделю вместо 40).

Так, можно договориться с руководством, что вы будете уходить каждый день на час-полтора раньше, либо в какие-то два дня работать по полдня, либо что у вас появится дополнительный выходной. Эти семь освобождённых часов будут вам оплачиваться — правда, не полностью, а по половине вашего среднего заработка, но не меньше МРОТ. Такая возможность закреплена в статьях 173-174 ТК РФ. То есть зарплата в связи с сокращением рабочего времени чуть уменьшится, но не настолько, как было бы без этой гарантии, предусмотренной специально для студентов.

Аспиранты, ординаторы и ассистенты-стажёры заочной формы обучения имеют право на один свободный от работы день в неделю — тоже с оплатой в размере 50% среднего заработка. А на последнем году обучения они могут дополнительно попросить ещё один-два свободных от работы дня в неделю — но уже полностью за свой счёт (без сохранения зарплаты за эти дни) и только при условии, что работодатель согласится предоставить эти дни.

Ученики очно-заочных школ тоже могут получить один свободный рабочий день в неделю или уменьшить на соответствующее одному рабочему дню количество рабочих часов в неделю. Это освободившееся время согласно статье 176 ТК РФ оплачивается так же — в размере 50% среднего заработка.

Также один раз в год работодатель обязан оплатить проезд некоторых категорий учащихся к месту обучения и обратно:

• студентам высших учебных заведений и аспирантам, ординаторам, ординаторам и ассистентам-стажёрам компенсируют 100% стоимости проезда;
• студентам СПО — половину стоимости.

Но касается это только заочников, а тех, кто учится на очно-заочном, — нет.

Студенты-очники не могут претендовать ни на оплату проезда, ни на сокращённую рабочую неделю, для них закон предусматривает только отпуск без сохранения зарплаты на время сдачи сессий и государственной итоговой аттестации.