«Нашим стартовым капиталом было наше портфолио»: как открыть архитектурное бюро

Вы — молодой архитектор с пачкой чертежей в руках. Что будете делать: пойдёте «работать на дядю» или откроете своё бюро?

Сергей Неботов выбрал второе и вместе с коллегами в 2013 году открыл архитектурное бюро «‎Новое». Он рассказал Skillbox Media:

• как сооснователи распределяли обязанности между собой;
• как проиграли свой первый суд, защищая авторское право;
• как на коллектив повлияла пандемия.

А мы попросили юристов объяснить:

• как правильно оформить партнёрство между сооснователями;
• нужна ли лицензия и бизнес-план;
• как в договоре с клиентами предусмотреть работу при форс-мажорах.

Сергей Неботов

Сооснователь архитектурного бюро «Новое».

Олег Брюхановский

Адвокат. Более 20 лет в профессии. Консультировал Институт «Стрелка» и КБ «Стрелка», сопровождал архитектурные конкурсы и готовил проекты нормативных актов в сфере градостроительной деятельности, спикер курса «Право архитекторов».

Екатерина Смирнова

Юрист Semenov & Pevzner. Управляющий партнёр офиса в Санкт-Петербурге. Более 10 лет профессионального опыта в сфере интеллектуальной собственности, включая работу с архитектурными бюро. Спикер курса «Право архитекторов».

2013 год, в котором трое друзей-архитекторов решились на эксперимент

Сергей Неботов в 2013 году работал архитектором-фрилансером. А Анастасия Грицкова и Татьяна Лешихина — в Buro Moscow. Трое архитекторов решили объединиться для одного проекта — зимнего павильона компании «Мегафон» на катке в парке Горького. Поняв, что им комфортно работать вместе, они основали собственное бюро. Так родилось «‎Новое»‎.

Сергей Неботов

сооснователь архитектурного бюро «‎Новое»‎

Архитектурный рынок тогда по большей части состоял из архитектурных бюро со стажем более 30 лет. А тут мы! Но никто из нас не думал о бизнесе, мы воспринимали открытие своего дела как эксперимент. А нашим капиталом было общее портфолио.

Я с командой выиграл конкурс от музея современного искусства «Гараж», они реализовали наш проект «‎Летний павильон»‎. Анастасия и Татьяна получили звание лучших молодых архитекторов России в «Премии‎ Авангард».

Мы положили в общую копилку достижения каждого и сняли мастерскую, которую стали постепенно обустраивать.

На первом этапе мы решили углубиться в полноту реализации объектов. Нам было важно создать как можно больше своих проектов, которые будем вести лично мы — от задумки до строительства. Цель: получить и опыт, и портфолио. Кейсы у нас были, но преимущественно конкурсные. А это немного другое. Такая деятельность отделяет тебя от реальной работы, и ты превращаешься в такого архитектора-фантазёра. Гарантий профессионального развития нет. Мы искали путь, по которому можно максимально быстро проходить полный цикл архитектурного объекта.

Так «Новое» пришло к своей специализации — временной архитектуре. Они проектировали временные павильоны парка Горького, зону «Мегафон‎а»‎ на Красном Октябре, застройку двора Музея Москвы.

ООО или ИП?

Официально понятие «партнёр‎» или «сооснователь»‎ можно закрепить только в ООО. Документ, который сможет регулировать отношения между основателями, называется корпоративным договором или договором об осуществлении прав участников. Евгений Рябов, специалист по корпоративному праву, объясняет основные моменты регламентации отношений между основателями.

• Решите, какой процент доли будет у каждого. Пополам компанию лучше не делить. Иначе ни у кого не будет права на преобладающее решение. А в конфликте это может привести к тупику и, следовательно, к разорению.
• Исключительное право на интеллектуальную собственность передайте не конкретному лицу, а организации. Каждый из участников ООО вкладывается своими доступными ему ресурсами: кто-то деньгами, кто-то делом. Если этого не сделать, любой партнёр может вынести всё, что, по его мнению, принадлежит ему.
• Договоритесь, в течение какого времени с момента основания ООО партнёры не могут из него выйти. И что делать, когда исключение одного вдруг наступит. Если договоритесь о том, что доля выходящего будет продана, то определите её нижнюю и верхнюю стоимость.

Что касается ИП, законного способа оформить партнёрство здесь нет, отвечать за всё будет один человек, он же будет владельцем бизнеса.

Олег Брюхановский

Адвокат

Можно, конечно, по доброй воле помогать товарищу — индивидуальному предпринимателю и думать, что у вас с ним совместный бизнес, но это не более чем воздушный замок — никаких прав на доходы этого предприятия у вас не может быть. Единственный вариант безопасного оформления отношений — устройство к ИП на работу по трудовому договору (или заключение иного возмездного договора с ИП в вашу пользу), но согласитесь, это не похоже на совместный бизнес. Совместный бизнес оформляется путём создания компании (ООО), в которой у каждого из партнёров есть своя доля. Эта доля даёт права партнёру на участие в управлении бизнесом и получение прибыли от его деятельности.

Бюро «‎Новое»‎ зарегистрировано и до сих пор работает как ИП. Формально главой бюро является Сергей, но на распределение доходов это никак не влияет — у сооснователей равные оклады, а остальную часть прибыли они вкладывают в улучшение мастерской. Никаких дополнительных соглашений между собой компаньоны не заключали.

Екатерина Смирнова

юрист Semenov & Pevzner

Сейчас, чтобы начать работать на себя, можно зарегистрироваться как самозанятый. Но если речь идёт об открытии именно бюро, то есть два варианта регистрации — ИП и ООО. ‎

ООО — более сложная, но при этом более безопасная форма регистрации. Учредители ООО не несут личной ответственности за действие компании, а ИП отвечает всем своим имуществом. При этом основной мотив для регистрации ООО у архитекторов — работа с госконтрактами, индивидуальный предприниматель такие заказы брать не может. При выборе типа бизнеса важно определиться с целью и масштабом вашей деятельности.

Категорически избегайте регистрации по массовым адресам — это услуга регистрации юридического адреса, которую может предоставлять владелец помещения нескольким компаниям сразу (иногда — очень многим компаниям сразу). Да, такой способ заполучить юридический адрес — более дешёвый, но это чревато дополнительными налоговыми проверками или даже отказом в регистрации компании.

Сергей Неботов

Нас предостерегали, что с ИП работают не все заказчики. Однако мы ни разу не столкнулись со сложностями. Вопрос о регистрации ООО периодически поднимается — это выглядит как точка фиксации нового этапа развития. Но немного останавливают более сложные бухгалтерия, налогообложение и отчётность‎.

При регистрации ООО или ИП предстоит выбрать систему налогообложения. Если у вас не более 100 сотрудников, ваша прибыль не превышает 150 млн рублей в год, у вас нет филиалов и доли других компаний (а на старте, как правило, всё так и есть), то смело выбирайте УСН — упрощённую систему налогообложения. По ней идёт одна общая ставка за всё — 6% (в некоторых регионах 1%). Налог на прибыль и имущество отменяется.

Другие системы — ЕНВД, ОСН — предназначены для более крупных игроков. Основные критерии при выборе системы налогообложения — количество сотрудников и сумма выручки.

По словам Екатерины Семёновой, процедура регистрации ООО или ИП занимает всего около семи дней, и это самое простое, что предстоит сделать начинающим предпринимателям. Здесь можно обойтись своими силами. Но для дальнейшего ведения дел лучше привлекать профильных специалистов.

Екатерина Смирнова

Предстоит подумать о бухгалтерии — решить, берёте вы бухгалтера в штат или будете пользоваться его услугами на аутсорсе. Если у вас будут сотрудники, необходимо наладить кадровый учёт, устроить их в соответствии с требованиями трудового кодекса. Много вопросов может возникать по программному обеспечению — часто архитекторам предъявляют претензии правообладатели ПО за использование пиратских версий софта.

Чтобы более или менее вникнуть в законодательство, касающееся архитектурной деятельности, советую внимательно прочитать ФЗ «Об архитектурной деятельности‎», 4 часть Гражданского кодекса: общие положения и раздел об авторских правах.

Зачем нужен бизнес-план?

Для регистрации юридического лица никаких бизнес-планов создавать не нужно. Финансовые расчёты могут понадобиться только при оформлении кредита. Этот документ носит чисто деловой характер и нужен для собственной оценки результата. Но в начале и считать особо нечего. Бизнес-план понадобится, когда возникнет необходимость получить инвестиции.

В предпринимательстве есть два метода: эффектуация и каузация. Первый заключается в том, что у тебя ограниченное количество ресурсов и ты работаешь с тем, что есть. На этой модели строятся все стартапы. Второй принцип — про долгосрочное планирование.

Сергей и его команда выбрали первый. Они быстро организовались и приступили к работе. Главное — не бизнес-планы и соглашения, а общее понимание дела.

Сергей Неботов

Цели создать крупную организацию не было. Мы постепенно разбирались со всеми задачами. Хотя, оглядываясь назад, можно сказать, что стоило бы уделить больше внимания административной части. Мы не предполагали, что наш эксперимент будет развиваться так динамично и успешно. И заранее ничего не планировали.

Втроём‎ было непросто. Приходилось выполнять много обязанностей одновременно. Поэтому мы придумали такую систему: все обязанности разделили на уникальные и общие. Задачи делились на хозяйственную, бухгалтерскую и коммуникационную сферы. Если кто-то лучше вёл переговоры, то он этим и занимался. Но каждый имел доступ ко всей внутренней информации и документам. Важно было в любой момент времени иметь возможность подстраховать друг друга.

Нужна ли лицензия для открытия архитектурного бюро?

Ранее такое понятие, как «лицензия на архитектурную деятельность‎»‎ действительно существовало. Но главу об этом исключили из ФЗ «‎Об архитектурной деятельности РФ».‎ Теперь лицензия нужна на проектные работы, строительство сооружений и на инженерные изменения. Если архитектурное бюро будет заниматься предпроектными работами, то никаких особых документов для открытия не потребуется. «Новое‎» — как раз из тех бюро, которые специализируются на предпроектных работах‎.

Екатерина Смирнова

Как таковой лицензии на архитектурную деятельность не существует. Она нужна на отдельные виды работ. ‎Если речь идёт о строительстве, то тогда нужно разрешение. Но это уже отдельный административный вопрос‎‎.

Существует список видов деятельности, для которых обязательно вступление в саморегулируемую организацию (это некоммерческая организация строителей, которая выдаёт допуски на различные работы, связанные с архитектурно-проектной, инженерной деятельностью). Процедура бесплатна. Вам надо получать разрешения на конкретные работы, а не на всю деятельность организации в целом.

2016 год, в котором «Новое» проигрывает суд из-за авторских прав, набирает и теряет сотрудников

Через два-три года после основания бюро к архитекторам начали поступать заказы, сравнимые по бюджету с капитальными строениями. В 2017 году по проекту «Нового» возвели павильоны «Солнце», «Вода» и «Ветер» на «‎Экспо» в Астане. После завершения выставки временные объекты решили сохранить.

Сергей Неботов

С помощью нетворкинга мы быстро находили клиентов. Не было периода, когда мы сидели бы без работы. Сошлось два фактора. Во-первых, мы молодые специалисты — рынок требовал именно таких. Во-вторых, города осознали привлекательность различных общественных пространств, а нам такое как раз очень нравилось делать. Нам нравилось влиять на изменение среды вокруг. В этом чувствуется миссия архитектора‎.

«Новое» плыло по течению, но постепенно стали возникать вопросы. Сначала юридического толка, когда увеличилось количество клиентов и договоров. А за ними потянулись нестыковки в бухгалтерии.

Сергей Неботов

Мы не ожидали такого бурного роста. У нас был бухгалтер, но для возникших сложностей пришлось привлекать специалистов дополнительно.

Как сохранить авторство

Особенности законодательства об авторском праве «Новое», к сожалению, тоже проверило опытным путём — попался заказчик, который использовал проект, но гонорар не выплатил. Обращение в суд не помогло, потому что архитекторы по незнанию не позаботились об оформлении прав и их передачи заказчику.

Екатерина Смирнова

Заказчик заинтересован в том, чтобы все права на проект перешли ему. А архитектор хочет, чтобы ему оплатили работу. Грамотно определяйте момент перехода прав на объект от исполнителя к заказчику. Я рекомендую вписывать в договор условие: «Права не считаются переданными, если не произошла полная оплата»‎.

Чтобы подстраховать себя, в бюро следует наладить учёт и хранение внутренней документации. Если дело дойдёт до суда, то чем больше у вас на руках окажется подтверждений авторства, тем лучше. Доказать, что проект делали вы, помогут:

• Указание авторства на всех экземплярах проекта. Даже на тех, которые предназначены для согласования в уполномоченных органах.
• Чертежи и черновики. На них тоже указывайте авторство, в том числе на электронных копиях.
• Служебное задание. Например: «‎Иванов Иван Иванович ведёт работу по данному проекту, обязуется выполнить в такие-то сроки‎»‎. Соответственно, он и автор.
• Договор с архитектором. Если архитектор выступает как отдельное физическое лицо, то договор с ним тоже будет доказывать авторство.
• Депонирование нотариусом — это процесс, когда автор передаёт документы заказчику через нотариуса.

Как нанимать сотрудников

Сотрудников основатели «Нового» нанимали по мере необходимости. Сначала поняли, что не хватает помощника архитектора. Потом появился запрос на менеджера для ведения хозяйственной деятельности. Ещё через время взяли менеджера для организации встреч с поставщиками, партнёрами, заказчиками и так далее. На пике в штате бюро работало 16 человек.

Основатели «Нового» мечтали о творческой мастерской, с максимально дружеской атмосферой, рассказывает Сергей Неботов. Поэтому к первым сотрудникам относились как к детям: опекали, кормили, боялись обидеть и перегрузить работой.

Сергей Неботов

Но потом возникают проблемы, и появляется необходимость в оценке той или иной ситуации‎. Мы не имели опыта отношений с людьми, которых надо нанимать. Сначала ты ищешь проблему в себе: «‎Может, не так дал задание? По-другому надо было сформулировать?»‎ Потом через какое-то время понимаешь, как работают такие отношения, в которых каждая сторона имеет свои права и обязанности. Обозначив зону своей ответственности и ответственности сотрудника, начинаешь регулировать взаимоотношения. Не находишь понимания — расстаёшься.

Но если с линейными сотрудниками проблем не возникало, с ведущими специалистами конфликтные ситуации были — подвело то, что вовремя не проработали процедуру выхода специалиста из проекта.

Екатерина Смирнова

Если набираете сотрудников, прописывайте в трудовых договорах результаты интеллектуальной деятельности. Знакомьте их с должностными инструкциями. Чтобы снять кого-то с проекта, берите письменное согласие. Для крупных проектов желательно оформлять служебное задание на ведение проектной документации по конкретному будущему адресу‎.

2020 год, в котором началась пандемия и творческие отпуски

Во время пандемии коллективу «Нового» стало сложно поддерживать творческую атмосферу дистанционно. Поэтому сотрудники стали проситься в длительные отпуска, чему основатели бюро не препятствовали. Всего в команде осталось пять человек.

Сергей Неботов

Мы пришли к выводу, что продуктивно создавать совместные проекты на удалёнке не получится. В цифровом мире вести творческую деятельность сложно. Обсуждения, споры с бумагой и калькой в руках эффективно в Zoom не проведёшь. Процессы всегда идут нелинейно. Если не проговорить все изменения в очном порядке, то накопится негатив в виде зависших нерешённых вопросов.

Мы оптимизировали работу под тех людей, которые остались с нами. Со многими договорились о некой паузе. Пандемия дала понимание того, как важно в творческом коллективе сохранять особую атмосферу. Появилось время отрефлексировать накопившееся вопросы, в том числе по части ведения бизнеса.

Адвокат Олег Брюхановский говорит, что во время кризисов архитектурный бизнес — не самая уязвимая отрасль. Строительство в той или иной степени продолжается, а значит, спрос на работу архитекторов остаётся. В первые месяцы пандемии кассовые разрывы у архитектурных бюро возникали, но спасало то, что им не пришлось закрываться полностью — они успешно продолжали работать дистанционно.

Олег Брюхановский

Никто не может предвидеть форс-мажорные ситуации. Но предусмотреть их возникновение можно в договоре. Можно прописать их в виде приостановления обязательств на определённый период. Если за это время ничего не меняется, то стороны прекращают обязательство в том состоянии, в котором оно находилось в момент приостановления.

Что касается закрытия бизнеса, то я не знаю ни одной компании, которая по доброй воле решила «сложить лапки», все борются до последнего. Если компания временно приостанавливает свою деятельность по каким-то собственным мотивам без оформления статуса ликвидации, то она продолжает исполнять все обязательства, связанные с поддержанием ИП/ООО в действующем статусе, — в первую очередь представляют и подают обязательную отчётность.

Ликвидация бизнеса предполагает необходимость погашения всех обязательств — перед бюджетом, кредиторами, работниками. Если долги были погашены, то оставшееся имущество компании делится между участниками ООО пропорционально их долям в компании. Если имущества для погашения всех долгов не хватает, возникает вопрос о банкротстве.

Подведём итог

• Начать работать на себя можно как самозанятый (при работе с физическими лицами будете платить налог всего 4%, при работе с юридическими — 6%). Но если вы планируете набрать команду и брать заказы от крупных заказчиков, то может потребоваться ИП.
• Если вы открываете бюро с партнёром, то, возможно, придётся задуматься об ООО, потому что законных способов оформить партнёрство в ИП нет.
• Авторское право — одна из важных отраслей права для архитекторов. Внимательно изучите законодательство и правильно оформляйте договоры с первого заказа. Для составления шаблона договора с заказчиками и подрядчиками лучше привлечь специалистов.
• То же касается и бухгалтерии. Ответственный и опытный бухгалтер, который работает с первых дней существования компании, избавит от «придирок» и штрафов налоговой.
• Правильно ведите внутреннюю документацию бюро: сохраняйте и систематизируйте все чертежи, черновики, исходные файлы и служебные задания.
• На старте не хочется думать о плохом, но всё же лучше быть предусмотрительным и прописать в договоре пункт о том, какие права и обязанности будут у сторон договора при форс-мажоре.