Вместо Notion: 8 приложений для планирования, заметок и баз данных

С 9 сентября 2024 года популярный сервис для планирования дел, ведения проектов, личных заметок и портфолио блокирует аккаунты пользователей из России. Пока не полностью понятно, по каким именно параметрам и признакам это будет происходить, но в любом случае лучше обезопасить себя и свою работу и выбрать адекватную альтернативу.

Мы попросили UX/UI-дизайнера и эксперта по сбору баз данных Даниила Кургузова протестировать восемь доступных сервисов и сравнить их с популярным, но теперь ненадёжным Notion.

В шорт-лист попали:

• Obsidian,
• Smart Sheet,
• Airtable,
• Anytype,
• Appflowy,
• Affine.pro,
• Confluence,
• Kaiten.

Читайте об особенностях, плюсах и минусах каждого и о том, как сделать экспорт данных из Notion.

Даниил Кургузов

Продуктовый дизайнер, художник. Энтузиаст, практик управления личными знаниями. Создатель проекта everything.can.be.scanned.

Obsidian

Всеми основными функциями сервиса можно пользоваться бесплатно. Оплаты требует коммерческая лицензия: например, если Obsidian нужен крупной компании для разработки продуктов. И на платном тарифе есть возможность синхронизации и публикации страниц как веб-сайтов.

Чем отличается от Notion:

• Нет коллаборативной работы.
• Нет привычного интерфейса для оформления текста. Всё оформление нужно делать вручную через Markdown: это немного сложно, но когда привыкаешь, то открываешь для себя новый мир :)
• Нельзя, как в Notion, удобно публиковать страницу и делиться ей.

Что в Obsidian самое классное:

• Локальное хранилище. Все файлы только у вас, никто ничего не заблокирует. Даже если само приложение пропадёт, файлы можно будет загрузить в любой редактор Markdown.
• Плагины. Хотя в полной мере и нельзя имитировать базы данных из Notion, можно хотя бы приблизительно сделать это через плагины и настроить всё под себя.
• Отлично подходит для создания личной базы знаний.
• Можно настраивать интерфейс под себя — перетаскивать окна, вкладки, решать, где что будет находиться.
• Очень быстро работает!

Как перейти с Notion на Obsidian:

1. Выполните экспорт всего воркспейса в формате Markdown.

2. При создании хранилища Obsidian эти файлы переместите в папку хранилища.

Либо:

1. Назначаете экспорт отдельной страницы или базы данных в формате Markdown.

2. При создании хранилища Obsidian эти файлы так же перемещаете в папку хранилища.

Smart Sheet

Нет полностью бесплатной версии сервиса — только пробный бесплатный период.

Чем отличается от Notion:

• Ориентирован на создание проектов и управление ими, отслеживание задач, планирование и совместную работу.
• Интерфейс похож на Excel, с ним легко и удобно работать. Но пользователям, совсем не знакомым с таблицами и проектным управлением, может быть сложно его осваивать.
• Не настолько гибкий, если нужны нестандартные шаблоны.

Что в Smart Sheet самое классное:

• Если пользователи знакомы с таблицами, интерфейс им будет интуитивно понятен.
• Есть расширенные функции для управления проектами. Например, диаграммы Ганта и автоматизация процессов.
• Можно делать интеграцию с другими системами управления и отчётности.

Как перейти с Notion на Smart Sheet:

1. Экспортируйте данные из Notion в формате CSV или Excel. Для этого перейдите в настройки страницы или базы данных и выберите опцию экспорта.

2. В Smart Sheet используйте функцию импорта и загрузите эти CSV- или Excel-файлы. Данные отобразятся в таблицах Smart Sheet.

Airtable

Бесплатная версия сервиса — это 1000 записей, пять участников одного пространства и 1 ГБ хранилища.

Чем отличается от Notion:

• Основной фокус сервиса на базах данных.
• Возможности работать с данными, автоматизацией и интеграцией шире.

Что в Airtable самое классное:

• Можно создавать различные типы данных и сложные связи между таблицами.
• Есть инструменты для автоматизации процессов и интеграции с другими сервисами.
• Сотрудникам можно назначать разные роли и настраивать уровни доступа.
• Есть большой выбор шаблонов.

Как перейти с Notion на Airtable:

1. Экспортируйте базу из Notion в формате CSV.

2. В Airtable создайте новую базу данных и импортируйте CSV-файл. Настройте соответствие столбцов и данных.

Anytype

В бесплатной версии доступны 1 ГБ сетевого хранилища, три общих рабочих пространства и по три участника в каждом пространстве.

Экспертное мнение: это фаворит среди аналогов Notion.

Чем отличается от Notion:

• Работает быстрее и плавнее.
• Данные хранятся только на вашем устройстве.
• Anytype позволяет создавать двунаправленные связи между разными объектами (заметками, базами данных и так далее).

Что в Anytype самое классное:

• Визуально очень похож на Notion, поэтому может быть очень просто перейти.
• Есть полноценный офлайн-доступ к данным.
• Быстрая синхронизация.
• Есть мобильное приложение для iOS и Android.
• Если компания-разработчик Anytype придерживается политики международных санкций или выполняет политические решения, она может ограничить доступ к своему продукту для пользователей из России. Однако, поскольку Anytype разрабатывается как децентрализованная платформа, это скорее снижает риски блокировки со стороны самой компании.

Как перейти с Notion на Anytype:

1. Создайте в Notion экспорт данных в формате Markdown, CSV или HTML. Это можно сделать через меню настроек каждой страницы или рабочей области.

2. На данный момент в Anytype нет автоматического инструмента для импорта данных из Notion, поэтому придётся сделать его вручную.

Перейдите по цепочке Anytype → Space Settings → Integrations → Import to space и импортируйте файл.

Appflowy

В бесплатной версии только одно коллаборативное пространство, где могут работать максимум два человека.

Чем отличается от Notion:

• Открытый исходный код.
• Данные приватны, потому что хранилище локальное. Облачного хранения по умолчанию нет.
• Меньше интеграций с другими сервисами, более ограниченный функционал.
• Пока что нет мобильного приложения.

Что в Appflowy самое классное:

• У вас полный контроль над собственными данными.
• Работает быстро и стабильно.

Как перейти с Notion на Appflowy:

1. Пока Appflowy не поддерживает прямой импорт данных из Notion, вы можете импортировать Markdown- или CSV-файлы вручную.

2. Настройте базы данных и страницы заново в Appflowy, используя импортированные данные.

Appflowy — проект с открытым исходным кодом. Его можно запускать на собственных серверах, и это значительно снижает риск блокировки со стороны третьих лиц, включая правительства.

Однако, если для разворачивания Appflowy вы будете использовать сторонние облачные сервисы, надо иметь в виду, что блокировки могут произойти, если доступ к этим сервисам будет ограничен для российских пользователей.

Affine.pro

В бесплатной версии могут работать только три человека в одном рабочем пространстве.

Чем отличается от Notion:

• Открытый исходный код.
• Может работать без интернета, так как его можно установить локально.
• Нет мобильного приложения.
• Способ хранения документов немного отличается от Notion, и первое время может быть непривычно.
• Можно работать не только с линейными документами, но и на канвасе (получается подобие Miro + Notion).

Однако эта функция работает не всегда понятно и, бывает, немного криво. В целом в сервисе могут появляться баги, которые долго никто не устраняет. Продукт в разработке, так что пока простительно.

Что в Affine.pro самое классное:

• Есть канвас для тренировки пространственного мышления.
• Заявлено, что можно настраивать под себя интерфейс. Правда, это пока просто настройка того, как будет отображаться текст (по ширине всей страницы или нет) или будет ли интерфейс полупрозрачный :)

Как перейти с Notion на Affine.pro:

1. Экспортируйте данные из Notion в виде Markdown.

2. Импортируйте файл в Affine.pro.

Affine.pro — платформа с открытым исходным кодом. Это уменьшает риск блокировки, поскольку её можно развернуть локально и использовать без необходимости доступа к центральным серверам.

Однако, если речь идёт о веб-версии и серверах, находящихся за пределами России, теоретически есть риск ограничения доступа, особенно если сервис станет популярным и будет на пристальном контроле у регуляторных органов.

Confluence

В бесплатной версии три рабочих пространства и 2 ГБ хранилища.

Чем отличается от Notion:

• Подходит скорее для командной работы и корпоративных задач.
• В нём лучше интеграция с сервисами для организации и управления командной работой.

Что в Confluence самое классное:

• Более гибкие и структурированные процессы: создания документов, настройки прав доступа, управления версиями.
• Отлично масштабируется для больших команд и проектов.
• Его можно подключить к другим инструментам Atlassian (Jira и прочим).

Как перейти с Notion на Confluence:

1. Сделайте экспорт Markdown-файла из Notion.

2. В Confluence создайте новую страницу, выберите опцию импорта и загрузите экспортированный файл.

Если решите использовать HTML-экспорт, возможно, придётся вручную переносить контент.

Kaiten

Всеми базовыми функциями в сервисе можно пользоваться бесплатно и без ограничений по количеству участников в рабочем пространстве. Но если нужны канбан-доски, Scrum, учёт времени и другие менеджерские функции, придётся переходить на платный тариф.

Чем отличается от Notion:

• Это российский сервис, и его разрабатывают специально для российского рынка.
• Его можно установить в приватном облаке или на собственном сервере компании.
• Ориентирован на управление проектами и задачами и на совместную работу команд.
• Не предлагает столько же возможностей для создания документов и баз данных.
• Встроенные интеграции ограничены.

Что в Kaiten самое классное:

• Это единое рабочее пространство для всех процессов команды.
• Фокус на канбан-досках. Достаточно ясная визуализация процессов позволяет отслеживать, как идёт работа.

Как перейти:

1. В Kaiten нет прямого импорта данных из Notion, но вы можете вручную создать доски и колонки, соответствующие структуре ваших задач в Notion.

2. Можно импортировать CSV-файлы и таблицы Excel-формата. Для этого лучше подробно следовать инструкции сервиса.