Евгений Антонов: «Сначала система, потом личный контроль»

Тимлид и IT-консультант Евгений Антонов рассказывает, как тратить меньше времени и сил на решение однотипных задач.

Фото: Bloomberg / Getty Images

Редакция «Код» Skillbox Media

Онлайн-журнал для тех, кто влюблён в код и информационные технологии. Пишем для айтишников и об айтишниках.

Евгений Антонов

об эксперте

14 лет в IT-индустрии: 5 лет в системном администрировании, 8+ лет в разработке (из них 4–5 лет руководил разработкой и командами). IT-консультант. Ведёт Telegram-канал «Тимлид Очевидность», в Twitter известен как @_jeck. Сайт: antonov-dev.ru.

Ссылки

Я всегда стараюсь автоматизировать процессы, в которых несколько человек выполняют множество действий вручную. Это кажется мне настолько очевидным, что я даже сомневался, стоит ли писать пост. Но когда вспомнил всё, что повидал на работе и в жизни, — сомнения отпали.

Статья написана по мотивам поста Евгения в его Telegram-канале «Тимлид очевидность».

Выделите однотипные задачи и постройте систему

Казалось бы, всё понятно: хочешь избежать влияния человеческого фактора и тратить меньше времени — строй систему. Однако на практике люди не всегда задумываются о том, что действия внутри процесса можно объединить и автоматизировать. Поэтому каждый новый случай они решают как уникальный: погружаются в контекст, вспоминают, что и как надо делать, согласуют каждый шаг и так далее. Это всё равно что бороться с одними и теми же симптомами, но не пытаться избавиться от самой болезни.

На днях дочитал хорошую книгу — классику менеджмента Питера Друкера «Эффективный руководитель». Первое издание вышло ещё в 1966 году. Одна из центральных мыслей книги: руководитель должен отличать типовые задачи от уникальных и строить систему для решения первых.

Поддерживайте актуальность системы

Даже когда вы автоматизируете рутину и пропишете все инструкции, проблемы не будут решаться сами собой. У вас лишь появятся более или менее прямые рельсы, по которым покатятся однотипные задачи. Однако никакая система не может бесконечно долго оставаться эффективной.

Со временем некоторые части вашей железной дороги покроются коррозией — потеряют актуальность. Поэтому периодически нужно проверять, насколько всё корректно работает, и заново настраивать. А ещё какой-нибудь умник обязательно придумает, как хакнуть вашу систему. Например, хитрый работник научится подкручивать KPI до нужных значений.

К сожалению, я не знаю, как поддерживать эффективность системы без личного контроля. Любая опосредованная система потенциально уязвима, ведь промежуточные звенья могут схалтурить, в чём-то не разобраться, умолчать о проблеме и так далее.

Я не призываю лично контролировать каждый шаг сотрудников. Но периодически проверять состояние дел, обновлять и настраивать систему своими руками — необходимо. Не закрывайте глаза в надежде, что проблемы волшебным образом решатся сами собой.

Проиллюстрирую совет на примере с онбордингом.

С одной стороны, в онбординге нет ничего сложного. Пришёл человек, его провели по офису, выдали технику и рассказали о задачах. Делов на пять минут. Но на практике всё совсем не так. Технику ещё нужно настроить и проверить, затем выдать доступы к нужным сервисам, познакомить сотрудника с нужными людьми, объяснить в деталях некоторые процессы, регламенты и так далее.

Сначала постройте систему онбординга. Представьте нового сотрудника, у которого нет ни техники, ни доступов, ни понимания, с кем и как работать. Какие типовые задачи вы поручите ему в ближайшем будущем? Как он будет их решать? С какими проблемами он столкнётся и какие вопросы вам задаст?

Чтобы ничего не упустить и не быть единственным хранителем сакрального знания, напишите пошаговую инструкцию. Тогда вам даже не придётся онбордить самому — можете смело делегировать этот процесс. Как минимум вас смогут спокойно уволить и не бояться, что процесс развалится😁

Контролируйте эффективность. После каждого онбординга проводите анализ его эффективности. Если что-то пошло не так, обновите инструкцию, чтобы в будущем избежать проблем.

Резюме

Чтобы экономить время и ресурсы, находите в рабочем процессе однотипные задачи и систематизируйте их решение. Периодически анализируйте, насколько эффективно ваша система позволяет справляться с рутиной, и не ленитесь её улучшать.

Читайте также: