Госзакупки: что это такое, как они устроены и как в них участвовать

В подготовке статьи помогла референт отдела материально-технического обеспечения и закупок организационно-технического управления министерства культуры Саратовской области Корогодина Ирина.

Многие предприниматели воспринимают госзакупки как сложную и избыточно бюрократичную систему. На практике это прозрачный рынок с чётким правовым регулированием и едиными правилами для всех участников. Все закупки публикуются в открытом доступе, и в них может участвовать практически кто угодно — от самозанятых до крупных компаний. Успех зависит не от масштаба бизнеса, а от готовности разобраться в механике процесса и соблюдать установленные требования.

В этом материале редакции «Бизнес» Skillbox Media мы разберём всё, что нужно знать предпринимателю, чтобы уверенно выйти на рынок госзакупок:

• что такое госзакупки и зачем они нужны;
• какие форматы госзакупок бывают;
• как участвовать в госзакупках;
• что такое малые закупки;
• каких ошибок следует избегать и как повысить шансы на успех.

Что такое госзакупки

Госзакупки — это система, через которую государственные и муниципальные заказчики, а также компании с госучастием приобретают товары, работы и услуги. К таким закупкам относится всё: от бумаги и мебели для школ до строительства больниц и дорог.

Главная цель системы — сделать расходование бюджетных средств прозрачным и контролируемым, а конкуренцию между поставщиками превратить в стимул для снижения цен и повышения качества. При этом закон обязывает госзаказчиков работать в том числе с малым и средним бизнесом: не менее 25% всех закупок должно уходить в этот сегмент.

Госзакупки регулируются двумя законами.

Первый — 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Он описывает жёсткую контрактную систему для государственных и муниципальных заказчиков: сроки, процедуры, формы контрактов, порядок заключения и исполнения.

Второй — 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», который касается закупок госкорпораций и компаний с госучастием. Здесь правила гибче: каждая организация утверждает своё положение о закупке и может прописывать дополнительные условия.

Какие бывают форматы госзакупок

Чтобы понять принцип работы госзакупок, удобно представить их как соревнование. Заказчик объявляет условия, а компании подают заявки и соперничают за право получить контракт.

В законе закреплено четыре формата торгов. Разберём их по порядку.

Электронный аукцион. Наиболее распространённый формат, при котором участники в назначенное время заходят на площадку и по очереди снижают цену. Побеждает тот, кто предложил минимальную стоимость и удержал её в течение четырёх минут.

Запрос котировок. Это упрощённый формат, при котором участники единожды подают свои предложения, а заказчик выбирает наиболее выгодное по цене. Сумма закупки ограничена 10 миллионами рублей.

Конкурс. Эта процедура предполагает более комплексную оценку. Участники так же единожды подают предложения, а заказчик смотрит не только на цену, но и на опыт работы компании, квалификацию сотрудников, гарантийные обязательства и другие показатели.

Закупка у единственного поставщика. Такой формат используют в исключительных случаях, которые перечислены в статье 93 №44-ФЗ, — например, при авариях или если товар уникален и альтернативы ему нет.

Кроме того, существует упрощённый формат торгов — малые закупки. Подробнее об этом формате мы расскажем ниже.

Как участвовать в госзакупках

Все закупки можно найти в Единой информационной системе (ЕИС) на сайте zakupki.gov.ru. Там публикуются планы заказчиков, извещения о закупках, вся документация, протоколы торгов и реестры контрактов. Сами торги проходят на восьми федеральных электронных торговых площадках: «Сбербанк-АСТ», ZakazRF, «Росэлторг», «РТС-Тендер», «Фабрикант», «Российский аукционный дом», ЭТП ГПБ и «ТЭК-Торг».

Сначала разберёмся, как можно получить доступ к системе госзакупок, потом — как принять участие в подходящей закупке.

Как получить доступ к системе? Участвовать в госзакупках могут юридические лица, а также индивидуальные предприниматели и физические лица. У участников закупок не должно быть задолженностей перед налоговой и контрактов, по которым не исполнены обязательства по статье 34 №44-ФЗ.

Чтобы открыть доступ к системе, нужно:

• получить квалифицированную электронную подпись;
• зарегистрироваться как поставщик в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС), чтобы попасть в единый реестр участников закупок (ЕРУЗ);
• открыть специальный счёт в банке из перечня, утверждённого правительством.

Также нужно отдельно зарегистрироваться на одной или нескольких электронных торговых площадках — потому что торги проходят через них.

Отдельное требование касается репутации участника: будь то руководитель компании, индивидуальный предприниматель или физическое лицо, он не должен иметь судимости за преступления в сфере экономики.

Как принять участие в закупке? Процесс участия в госзакупках можно разбить на несколько шагов.

• Выбрать закупку. Изучить техническое задание, проект контракта и сроки.
• Проверить заказчика. Посмотреть, нет ли у него долгов и судебных споров, узнать, кто выигрывал у него раньше.
• Подготовить заявку. Часть данных система загрузит автоматически, но некоторые документы придётся приложить самостоятельно: их список содержится в части 1 статьи 43 №44-ФЗ. В заявке в том числе нужно подтвердить соответствие требованиям закупки — например, предоставить лицензии, сертификаты, подтвердить опыт работы или наличие ресурсов.
• Внести обеспечение заявки. Это могут быть деньги, которые замораживаются на спецсчёте, — обычно от 0,5 до 5% от начальной цены контракта. Также это может быть независимая банковская гарантия — документ, который подтверждает, что при невыполнении условий контракта поставщиком заказчик получит деньги от банка. Если заявка не пройдёт, деньги вернут.
• Подать заявку. При этом необходимо соблюдать все форматы и сроки. Обратите внимание: если в заявке указать цену на 25% ниже начальной цены контракта, включится антидемпинговый механизм. Нужно будет подтвердить свою добросовестность документами о ранее исполненных контрактах, в противном случае сумма обеспечения увеличится в полтора раза.

Согласно статье 51 закона №44-ФЗ, заявки рассматривают не более 2 рабочих дней со дня, следующего за датой окончания сроков подачи. После этого объявляют победителя. В течение двух рабочих дней заказчик должен составить проект контракта и направить его на подписание выигравшему участнику. У победителя есть пять рабочих дней, чтобы подписать документ.

В случае выигрыша необходимо будет внести средства на обеспечение исполнения контракта. Его размер может составлять до 30% от стоимости сделки.

Кроме того, победитель должен уплатить комиссию. Она составляет 1% от стоимости сделки, но не более 2 тысяч рублей с учётом НДС для субъектов малого и социально ориентированных НКО, 5 тысяч рублей без учёта НДС для самозанятых и субъектов среднего бизнеса и 7,5 тысячи рублей без учёта НДС для всех остальных. Это правило закреплено в Постановлении Правительства №564 от 10.05.2018.

Что такое малые закупки

Малыми закупками называют процедуры закупок в упрощённом порядке. Торги при малых закупках проходят быстрее, требования к поставщикам обычно меньше, расходы на участие в них ниже. Риск меньше — так, если победитель откажется заключать контракт, его не включат в реестр недобросовестных поставщиков, как в случае с госзакупками.

Малые закупки обычно используют, когда нужны простые работы, товары или услуги на небольшие суммы. Они позволяют заключать сделки быстрее и дают бизнесу шанс попробовать себя в госзаказе без сложной документации.

Сумма одной закупки ограничена 600 тысячами рублей для государственных и муниципальных заказчиков. Для госкорпораций и компаний с госучастием лимит — 100–500 тысяч рублей в зависимости от их годовой выручки. В малых закупках допустимы не только стандартные торги, но и ситуация, когда поставщик размещает предложение на электронной площадке, а заказчик его выбирает — как в интернет-магазине. В этом случае лимит для одной закупки — 5 миллионов рублей.

На федеральном уровне малые закупки проходят через ЕАТ «Берёзка». Это закупочная площадка и агрегатор — на «Берёзке» можно:

• подавать свои ценовые предложения к размещённым заказам;
• размещать свои товары, работы, услуги в каталоге — заказчики могут найти их самостоятельно и заключить контракт.

Для участия в закупках на портале требуется депозит в размере 5% от цены контракта. Также портал взимает комиссию — 1%, но не более 5 тысяч рублей для малого бизнеса и 1,2% для остальных. Если победитель отказывается подписывать контракт, комиссию не взимают. Но и депозит не возвращают, а дополнительно блокируют ещё 5% на срок до 60 дней.

Помимо «Берёзки», в ряде регионов действуют собственные электронные площадки. Принцип их работы тот же: заказчик размещает позицию, поставщики подают предложения, и победителем становится тот, чья цена оказалась наиболее выгодной. Также поставщики могут сами размещать предложения.

Чтобы участвовать в малых закупках, нужно зарегистрироваться на электронных площадках, которые с ними работают. Для этого нужна лишь подтверждённая учётная запись на «Госуслугах» и квалифицированная электронная подпись. Только некоторые площадки могут требовать предварительной регистрации в ЕИС.

Каких ошибок следует избегать и как повысить шансы на успех

Новички при подаче заявок часто допускают одни и те же ошибки. Перечислим наиболее распространённые.

Поздняя подача заявки. Электронные площадки могут быть перегружены, и, если загружать документы в последний момент, система просто не успеет принять заявку. Решение простое: отправляйте документы заранее и всегда закладывайте запас времени.

Слишком сильное снижение цены. Пытаясь выиграть любой ценой, участники иногда демпингуют до уровня, при котором исполнение контракта становится убыточным. Такой подход ведёт к убыткам и риску не выполнить обязательства. Лучше заранее провести расчёты и предложить реалистичную цену.

Игнорирование технического задания и проекта контракта. Бывает, что в документации есть противоречия или скрытые нюансы. Если не проверять их внимательно, можно подписаться под невыполнимыми условиями. Поэтому всегда изучайте ТЗ и проект контракта детально и задавайте заказчику вопросы, если что-то вызывает сомнения.

Просроченные сертификаты и некорректные гарантии. Один из частых поводов для отклонения заявки — устаревшие документы или неправильно оформленная независимая гарантия. Чтобы этого избежать, нужно регулярно обновлять сертификаты и проверять форму гарантий на соответствие требованиям закона.

Лучший способ минимизировать ошибки на начальных этапах — разобраться в системе и правилах. Для этого можно пройти базовый курс по госзакупкам. Но только его будет недостаточно: законодательство меняется постоянно, поэтому хотя бы раз в два года полезно проходить курсы повышения квалификации и отслеживать обновления не только в основных законах, но и в подзаконных актах.

Ещё один способ избежать ошибок — доверить работу специалистам. Для этого можно обратиться в аутсорсинговую компанию по сопровождению закупок. Эксперты помогут разобраться в документации, оформить заявку без ошибок и пройти весь процесс участия с минимальными рисками.