Всё о дашбордах: как они устроены, как компании их разрабатывают и как сделать их самому

О дашбордах рассказал

Иван Успенский

Ведущий аналитик департамента аналитических решений в ГК «КОРУС Консалтинг».

Чтобы принять важное решение — например, стоит ли остановить производственную линию, — нужно проанализировать много данных. Сделать это быстрее позволяют дашборды.

В этом материале Skillbox Media рассказываем:

• что такое дашборд и зачем он нужен;
• как работает дашборд;
• кто и как создаёт дашборды;
• как сделать дашборд самому.

Что такое дашборд и зачем он нужен

Дашборд — это информационная панель, которая получает данные из других систем и отображает их в понятном виде. На дашбордах используют текст, графики, диаграммы и другие средства визуализации. Панели получают данные и обновляются автоматически с заданным интервалом или даже в режиме реального времени.

Дашборды нужны для того, чтобы принимать решения. Вместо того чтобы изучать десятки отчётов, в некоторых случаях достаточно посмотреть на одну панель. На дашборде можно увидеть, например, количество работающих станков на заводе, объём потребляемой ими энергии, прогноз производства продукции.

Слово происходит от английского dashboard — приборная панель. Хотя эта статья посвящена дашбордам в бизнесе, мы используем похожие инструменты в быту:

• Табло в лифте показывает этаж, направление движения, не превышен ли допустимый вес.
• Приборная панель в автомобиле показывает время, скорость, расстояние, которое вы проехали, количество топлива в баке.
• Электронные часы показывают дату, время, день недели.

Все эти устройства также нужны для принятия решений. Допустим, вы видите на часах, что до встречи осталось полчаса, и решаете ехать на такси, а не идти пешком.

В бизнесе дашборды появились не так давно. Раньше работал подход Highest Paid Person’s Opinion — принятие решений на основе мнения руководителя, которое часто было субъективным. В противовес ему сформулировали подход Data Driven Decision Making (DDDM) — при нём решения принимают на основе данных. Чтобы использовать этот подход, понадобилось собирать данные и представлять их в какой-то форме. Так появилось множество отчётов.

Чтобы сделать работу с данными удобнее, специалисты модифицировали отчёты — например, добавляли в них визуализации данных. Так появились дашборды. Сейчас они есть во многих системах, связанных с обработкой данных. Например, готовые панели есть в сервисах веб-аналитики и CRM — системах управления отношениями с клиентами. Однако дашборд можно сделать и самому, и многие компании разрабатывают нужные им информационные панели под свои задачи.

Как работает дашборд

Простой пример работы дашборда: водитель включил ближний свет → электроника зафиксировала это → на приборной панели загорелась лампочка.

Теперь разберёмся, как дашборды работают в бизнесе. Сценариев может быть много, но чаще всего они сводятся к такой формуле:

• В управляемой системе происходит некое событие. Например, в производственном цехе поздно вечером ломается станок.
• Сведения об этом фиксируются. На заводе или в цехе данные может фиксировать система управления сервисными работами. Она или другая система отправляет данные на дашборд.
• Данные попадают в IT-ландшафт компании. Разные системы обрабатывают, хранят и передают их. Например, информация может попасть в систему управления предприятием, корпоративное хранилище данных или информационно-аналитическую систему.
• Данные попадают на дашборд, и он сразу обновляется.

Допустим, оперативное совещание руководства завода проходит ежедневно в 9 часов утра. К этому времени информация о том, что станок в производственном цехе сломался, уже должна быть на дашборде. На нём отобразится, например, новое число инцидентов на предприятии и пересчитанный прогноз объёма выпуска продукции.

Критические события могут подсвечиваться на дашборде особенно ярко, чтобы пользователь точно обратил на них внимание. Например, если сломалось оборудование или возникла чрезвычайная ситуация, то область данных, которая обычно имеет нейтральный цвет, становится красной. Пользователь смотрит на экран, получает краткую информацию и может принять решение о том, как отреагировать, или запросить дополнительные данные у ответственных лиц.

Кто и как создаёт дашборды

Простые дашборды можно сделать самостоятельно, об этом мы поговорим ниже. В крупных компаниях над ними работает целая команда IT-специалистов во главе с руководителем проекта. Процесс создания можно разбить на четыре шага.

Первый шаг — понять, что нужно пользователю. Пользователь — это потребитель информации. Например, генеральный директор или коммерческий директор.

На этом этапе работает бизнес-аналитик. Он проводит интервью с пользователем и выясняет, какие у него нужды и проблемы, исследует бизнес-процессы, изучает регламенты, методики расчёта и обработки данных. Он составляет требования к результату — например, описывает, какие показатели должны быть на дашборде: цифры или срез каких-то данных.

Второй шаг — определить, где брать данные. На этом этапе вместе с бизнес-аналитиком начинает работать системный аналитик. Они определяют:

• Набор данных, необходимых для формирования дашборда. Допустим, если на дашборд нужно выводить информацию о рентабельности, для её расчёта потребуются данные о прибыли и себестоимости — вложениях в работу бизнеса.
• Источники данных. Информация может копиться в какой-то системе, а может — у пользователей, которые собирают её вручную. Иногда информацию приходится брать и из систем, и у пользователей.
• Методологию для каждого показателя. В крупном бизнесе для каждого показателя делают нормативный документ, в котором описывают правила сбора данных и расчёта. В нём же или в другом документе могут описать правила, по которым оценивают показатель. Например, какое значение считать хорошим, а какое плохим.

Шаг третий — решить технические вопросы. На этом этапе работает IT-архитектор — это специалист, который проектирует устройство IT-системы. Он определяет, как технически решить поставленную задачу: где будут храниться данные для дашборда, какие протоколы будут использоваться для их передачи и так далее.

Вместе с архитектором или параллельно с ним над дашбордом может работать UX/UI-дизайнер. Он проектирует сценарии использования и элементы управления, определяет внешний вид дашборда. Эти задачи также может решать бизнес-аналитик.

Шаг четвёртый — сделать дашборд. Всю информацию о нём документируют, утверждают и передают разработчику. Он программирует дашборд на готовой платформе или развёртывает под него новую.

Когда дашборд готов, его проверяет тестировщик. Если что-то не так, разработчик дорабатывает панель. Если всё хорошо, дашборд публикуют и начинают использовать.

Как сделать дашборд самому

Простой дашборд для своих нужд можно сделать с помощью стандартных офисных приложений. Допустим, вы хотите регулярно анализировать собственные доходы и расходы, а графики в приложении банка вам не подходят. Нужно собрать и визуализировать данные.

Для этого можно сделать слайд в PowerPoint с автоматически обновляемыми полями даты и времени, разместить на нём диаграммы и подключить к источнику данных — файлу Excel. Вы будете вести в этом файле записи и суммировать результаты, и эти данные будут попадать на дашборд в PowerPoint.

Дашборд для бизнеса создают в BI-системах — программах для сбора, обработки, агрегации, визуализации и анализа данных компании. К ним относятся, например, системы Qlik, Microsoft Power BI и Luxms BI.

Технически BI-системы сами строят дашборды. Но чтобы они смогли сделать это, нужно связать их с источниками данных, настроить маршруты, по которым сведения будут поступать в BI-систему, выбрать важные показатели и форму их визуализации. Такая работа может занимать недели и месяцы, если делать её самостоятельно.

Дашборд в этом случае будет вершиной айсберга — он покажет свод большого объёма информации, которую можно детализировать. Например, если нажать на какую-то цифру на дашборде, можно попасть в отдельный классический отчёт в виде таблицы или картографической подложки. Конечно, если такая детализация предусмотрена на этапе проектирования дашборда.

Что ещё нужно знать о дашбордах

У тех, кто впервые встретил это понятие, могли остаться вопросы. На некоторые из них отвечала старая статья Skillbox Media о дашбордах, которую написала редактор Мария Ираидина. Мы решили показать вам её ответы на распространённые вопросы.

В каких отраслях бизнеса используют дашборды? Во всех. Например, в интернет-маркетинге, PR-кампаниях и рекламе с их помощью отслеживают эффективность рекламных кампаний. В менеджменте — контролируют нагрузку и планируют работу команды. В HR-аналитике — анализируют информацию по зарплате сотрудников, KPI, а также данные по отпускам и стажировкам.

Дашборд — это как инфографика? Нет, это разные инструменты. Инфографика нужна для наглядной подачи информации. Это готовая картинка с данными. Её нельзя изменить, можно только посмотреть. Дашборды же нужны не только для наглядного представления данных, но и для их анализа. В них часто используют инфографику, но она обновляется после изменения данных.

Чтобы создать дашборд для бизнеса, нужно быть аналитиком? Это не обязательно, потому что программы всё делают автоматически. Но желательно, чтобы у вас были аналитические навыки — ведь придётся обработать много информации и вычленить самое важное.

Есть ли какие-то правила создания дашбордов? Жёстких правил нет. Но важно так подать информацию, чтобы её было легко прочитать и использовать. Поэтому можно следовать стандартным правилам визуализации данных. Например, специалист по информационному дизайну Эдвард Тафти считает, что главное в визуализации данных — увеличить объём отображения полезной информации и исключить ненужные графические элементы.